Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um eine der vielen verschiedenen Möglichkeiten des Zeitmanagements. Den Charme dieser Methode macht ihre Einfachheit aus. Das Akronym ALPEN steht für:
- Aufgaben notieren
- Länge abschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle durchführen
Die ALPEN-Methode wurde vom Redner und Autor Prof. Dr. Seiwert entwickelt und dient zur Organisation aller anfallenden Aufgaben des Tages.
Die 5 Schritte der ALPEN-Methode
Wie im Artikelbild zu sehen ist, sind fünf Schritte nötig, um die anfallenden Aufgaben des Tages zu planen und so Ihr Ziel eines effektiven Zeitmanagements zu erreichen. Es empfiehlt sich diese einzelnen Schritte immer am Vorabend abzuarbeiten.
1. Aufgaben notieren
In diesem Schritt sollten Sie alles, was für den nächsten Tag wichtig ist in einer Art To-do-Liste notieren. Das können zum Beispiel Aufgaben, wichtige Aktivitäten, anstehende Termine, Telefonate oder zu erledigender Schriftverkehr sein.
Um das Ganze für Sie verbindlicher zu machen muss dieser Schritt unbedingt schriftlich erfolgen. Sich die anstehenden Aufgaben nur im Kopf zu überlegen zählt nicht. Natürlich müssen Sie nicht unbedingt Stift und Papier verwenden. Sie können natürlich auch Apps wie Evernote, Wunderlist oder ganz einfach Word verwenden, nur um einige Beispiele zu nennen.
2. Länge abschätzen
Planen Sie ausreichend Zeit für die einzelnen Aufgaben ein. Greifen Sie dabei auch auf Erfahrungswerte von früheren Planungen zurück, um bessere Abschätzungen zu erhalten. Sie werden sehen zu Beginn wird Ihnen das Abschätzen der benötigten Zeit noch schwerfallen, je öfters Sie das ALPEN-Prinzip aber anwenden desto besser werden Sie.
Zudem müssen Sie anfallende Aufgabe auf konkrete Zeiten festlegen. Also zum Beispiel von 08:30 bis 10:00 Uhr Kunden anrufen.
Beachten Sie auch, jeder Mensch hat je nach Tageszeit eine unterschiedliche Leistungsfähigkeit. Die meisten Menschen bevorzugen es zum Beispiel geistig fordernde Dinge gleich frühmorgens zu erledigen und weniger fordernde Dinge wie Telefonate später am Tag zu erledigen.
3. Pufferzeit einplanen
Sie kennen das sicher. Sie sind gerade in Ihre Arbeit vertieft und plötzlich kommt ein Kollege, der Hilfe benötigt. Die eingeplante Dauer Ihrer Aufgabe können Sie jetzt nicht mehr einhalten.
Verplanen Sie also nicht Ihre komplett verfügbare Zeit. Es sollten nur ungefähr 60% der Zeit eines Arbeitstages für die Aufgaben aus dem 1. Schritt verplant werden.
Also bei einem acht Stunden Arbeitstag wären das ca. fünf Stunden, die für Aufgaben verplant werden sollten. Wenn Sie keinen Puffer einbauen werden Sie sehr schnell unter Zeitdruck geraten.
Die restlichen 40% Ihrer Zeit werden in zwei Teile aufgeteilt. Die einen 20% werden für unerwartete Dinge verwendet wie z.B. eine plötzlich reinkommende Kundenbeschwerde oder Kollegen, die Ihre Hilfe benötigen. Die anderen 20% werden verbraucht, falls Ihre geplanten Aufgaben doch noch länger gedauert haben als erwartet.
4. Entscheidung treffen
Überlegen Sie sich, welche der Aufgaben aus dem 1. Schritt Priorität haben? Welche Aufgaben sind für den Erfolg Ihres Unternehmens oder Ihren persönlichen Erfolg am wichtigsten. Gibt es vielleicht Aufgaben, bei denen es ausreicht wenn diese am nächsten Tag oder vielleicht sogar erst irgendwann in den nächsten Wochen erledigt werden?
Um Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren können verschiedene Methoden wie die ABC-Analyse, das Eisenhower-Prinzip, Erkenntnisse aus dem Pareto-Prinzip oder ganz einfach Ihre eigene Einschätzung dienen.
5. Nachkontrolle durchführen
Die Nachkontrolle führen Sie am besten am Abend durch, wenn Sie für den nächsten Tag planen. Reflektieren Sie was bei Ihrer Planung gut funktioniert hat und was weniger gut gelaufen ist.
Wurde evtl. zu viel aufgeschrieben, hat die geplante Zeit trotz Pufferzeit nicht gereicht, hat man ineffektiv gearbeitet oder hätte man etwas an Angestellte oder Kollegen abgeben können? Das Ziel hier ist dazu zu lernen und ein besserer Planer zu werden.
Außerdem bedeutet Nachkontrolle auch, unerledigtes in den nächsten Tag zu schieben.
Video Erklärung zur ALPEN-Methode
https://www.youtube.com/watch?v=1LfJTK9MwYw
ALPEN-Methode Beispiel
Um Ihnen die ALPEN-Technik aus einem anderen Blickwinkel zu erklären, hier noch ein kleines Beispiel wie der Tag eines Mitarbeiters einer Softwarefirma geplant werden könnte.
1. Aufgaben
Eine Art To-do-Liste ohne besondere Priorisierung könnte in unserem Fall erst einmal so aussehen:
- Programmierung einer neuen Softwarefunktion
- Behebung von Fehlern im Programm
- Meeting mit den Kollegen und Chef
- Beantwortung von Support E-Mails
- Kundenbefragung am Telefon
2. Länge
Nun wird die Länge und Uhrzeit für die einzelnen Aufgaben festgelegt:
- 08:00 bis 10:00 Uhr: Programmierung einer neuen Softwarefunktion
- 11:00 bis 13:00 Uhr: Behebung von Fehlern im Programm
- 14:00 bis 14:30 Uhr: Meeting mit den Kollegen und Chef
- 15:30 bis 16:00 Uhr: Beantwortung von Support E-Mails
3. Pufferzeit
Wie Sie sehen, würde nach obiger Zeitplanung theoretisch nur fünf Stunden gearbeitet werden. Die restlichen drei Stunden (10:00 bis 11:00 Uhr, 13:00 bis 14:00 Uhr und 14:30 bis 15:30) sind Pufferzeit. Die Aufteilung erfolgte hier ungefähr nach der 60%-40% Regel.
Durch die Pufferzeit bleibt unser Softwareentwickler im Zeitplan. So könnte es ja zum Beispiel sein, dass die Behebung von Fehlern im Programm extrem kompliziert war und viel länger dauerte als geplant, oder ein unerwarteter Serverausfall hat die Aufmerksamkeit des Entwicklers benötigt. Meetings sind auch oft ein Zeitfresser.
4. Entscheidungen
Da wie bereits erwähnt nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind haben wir die Kundenbefragung am Telefon, die im 1. Schritt noch auf unserer To-do-Liste war für diesen Tagesplan einfach weggelassen und auf einen der nächsten Tage verschoben, da andere Dinge wie zum Beispiel die Fehlerbehebung einfach wichtiger waren.
5. Nachkontrolle
Hier könnten Sie zum Beispiel vermerken, dass das Meeting doppelt so lange gedauert hat und beim nächsten Mal entweder länger angesetzt werden sollte, oder dass die Zeit zur Beantwortung von Support E-Mails ausreichend war.
PDF Vorlage zur ALPEN-Methode
Um Ihnen die Abarbeitung der fünf Punkte Aufgaben, Länge, Pufferzeit, Entscheidungen und Nachkontrolle zu erleichtern, haben wir Ihnen eine PDF Vorlage erstellt. Laden Sie diese einfach runter und drucken Sie diese aus. Sie können die Vorlage natürlich gerne auch an Mitarbeiter und Kollegen verteilen.
Lothar Seiwert
Der promovierte Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert ist Experte für Zeitmanagement und war am Anfang seiner Karriere zunächst im Personalwesen aktiv. Später machte er sich als Redner und Schriftsteller selbstständig.
Bekannt wurde er durch das Buch „Das 1×1 des Zeitmanagement“, das in Kooperation mit Werner Tiki Küstenmacher entstand. Neben Deutschland ist er auch in Europa, Asien und den USA aktiv, wo er bereits viele Auszeichnungen erhalten hat.
Fazit
Ein aktives Zeitmanagement wie die ALPEN-Modell hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern die anfallenden Aufgaben besser zu planen und abzuarbeiten. Das wichtigste wie bei allen Methoden ist aber diese auch wirklich anzuwenden. Also nehmen Sie sich Stift und Papier oder drucken Sie unsere Vorlage aus und planen Sie gleich Ihren nächsten Tag. Viel Erfolg!